Chuyên viên, Hành chính & Điều phối Dự án

Mô tả chung:

Nhân viên hành chính & trợ lý chịu trách nhiệm thực hiện các công tác hành chính của Khối nhằm hỗ trợ hiệu quả công tác Hành chính cho Khối Quản lý thiết kế & trợ lý các công tác cho Giám đốc Khối.

Trách nhiệm chính:

1. Kiểm soát và báo cáo ngân sách

• Lập và Theo dõi ngân sách hoạt động (non-staff cost) của Khối trên SAP, đảm bảo thực hiện hiệu quả ngân sách hoạt động hàng năm đã được duyệt cho Khối Quản lý thiết kế trong mọi hoạt động nhân sự - hành chánh.
• Trình duyệt các hồ sơ liên quan đến chi phí tiếp khách, công tác phí, chi phí team building,… theo đúng quy trình và ngân sách đã được phê duyệt.
• Định kỳ báo cáo cho Giám đốc về tình hình sử dụng ngân sách.

2. Công tác quản lý nhân sự và hoàn thành các thủ tục hành chính liên quan

• Nhắc nhở, đôn đốc nhân sự Khối về ngày phép, ngày công của Khối.
• Hỗ trợ Trưởng phòng, Hành chính trình ký các hồ sơ nhân sự cho nhân viên thuộc EC, Quản lý thiết kế bao gồm ký mô tả công việc, hợp đồng lao động mới, tái ký hợp đồng lao động, đề bạt, thăng chức, chấm dứt hợp đồng lao động).
• Phối hợp với bộ phận Hành chính Công ty để nhận các chế độ liên quan đến phúc lợi cho toàn thể nhân sự Khối (phiếu cơm, thẻ điện thoại, sinh nhật, hiếu hỉ, nghỉ mát hàng năm, Team Building, lễ, Tết,…).
• Thực hiện báo cáo tuần của Giám đốc khối và kiểm tra báo cáo tuần của các Phòng ban thuộc khối.
• Thực hiện nhiệm vụ sắp xếp và lên lịch những cuộc họp, sự kiện của Giám đốc khối.
• Thực hiện Cập nhật tình hình nhân viên công ty, chính sách công ty, tiến độ công việc.

• Tốt nghiệp Cao đằng trở lên ngành Kinh tế/ Quản trị Kinh doanh, Quản trị nhân sự, Hành chính văn phòng hoặc các lĩnh vực tương tự.
• Tối thiểu 2-3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính, nhân sự, hoặc trợ lý.
• Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương trong công ty có cùng qui mô.
• Hiểu biết về các thủ tục hành chánh và thư ký, các phần mềm xử lý văn bản, quản lý hồ sơ, biết xây dựng các biểu mẫu và format chuẩn.
• Có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện là 1 lợi thế.
• Thành thạo tin học văn phòng và phầm mềm quản trị văn phòng.
• Tiếng Anh giao tiếp tốt.